PDA

View Full Version : Copy file word sang excel và tính toán.


binhvt107cn0277
05-26-2009, 01:44 AM
Đã bao giờ Bạn từng có ý định sử dụng dữ liệu trên file word copy sang excel để tính toán chưa ? Thường thì Bạn hay gặp hiện tượng không thể tính toán được trên các con số mà Bạn copy từ word sang excel. Tại sao vậy ? Câu hỏi này Mình đã mầy mò tìm kiếm trên mạng và đã có câu trả lời. Và đây cũng là 1 người Bạn nhờ Mình giúp làm sao có thể tính toán trên nó được. Nhân đây post lên diễn đàn để ai cũng gặp trường hợp này tham khảo thêm.
Ví dụ Bạn có file word như thế này:

http://www.fileden.com/files/2008/8/7/2039139/Fictures/excel%201.JPG

copy sang excel trông thế này:

http://www.fileden.com/files/2008/8/7/2039139/Fictures/excel%202.JPG

Tại sao khi viết hàm =SUM(E33:E37) trong hình thì cho kết quả bằng 0 ?

http://www.fileden.com/files/2008/8/7/2039139/Fictures/excel%203.JPG

Lý do không tính được là do các ô E33:E37 không phải là định dạng số mà nó là định dạng text nên không thể tính toán trên nó được. Thường thì trong excel nó sẽ cho dấu hiệu rằng ô dữ liệu chữ số này được lưu dữ dưới dạng text. Và có góc màu xanh như hình dưới:

http://www.fileden.com/files/2008/8/7/2039139/Fictures/excel%204.JPG

Vậy việc chúng ta cần làm ở đây là chuyển nó về định dạng number(số) để tính toán. Cách làm như sau , các Bạn click vào 1 ô trống bất kỳ trong bảng tính (ô không chứa dữ liệu) rồi vào edit>copy

http://www.fileden.com/files/2008/8/7/2039139/Fictures/excel%205.JPG

rồi bôi đen các ô muốn chuyển thành số để tính toán này (các ô có góc màu xanh) rồi chọn edit>paste special...

http://www.fileden.com/files/2008/8/7/2039139/Fictures/excel%206.JPG

Hộp thoại paste special hiện lên Bạn đánh dấu chọn vào ô Add trong nhóm Operation như hình dưới rồi click ok là được

http://www.fileden.com/files/2008/8/7/2039139/Fictures/excel%207.JPG
Và nhìn lại kết quả xem có đúng không nào ? Thật đơn giản phải không ? Thế mà Mình phải mất cả buổi tối mới hiểu ra là tại sao đấy.

http://www.fileden.com/files/2008/8/7/2039139/Fictures/excel%208.JPG

Còn đây là bài viết hướng dẫn chuyển từ text sang number Mình search được trên mạng. Híc, nếu hiểu ra trước nguyên nhân thì đâu phải mất gần cả buổi tối cơ chứ. Không ngờ nó lại đơn giản như vậy. Híc híc...

Chuyển đổi số từ dạng văn bản sang số thực
Các giá trị số (number) trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản (text) thì canh lế trái. Tuy vậy đôi khi trong quá trình định dạng, các kiểu dữ liệu này có thể vô tình bị thay đổi khi bạn định dạng một dãy ô gần nó, ví dụ ở trường hợp bảng tính dưới đây:
http://tip4pc.com/wp-content/uploads/2009/04/ex-convert.jpg
Ở đây 2 ô A3 và A5 đã bị ép kiểu định dạng là văn bản nên dù nội dung của ô toàn là số, nhưng chúng vẫn được canh lề trái cùng với một mũi tên màu xanh bên góc trái. Trường hợp này bạn có thể nhanh chóng chuyển các giá trị văn bản về dạng só thực như sau:
- Bạn đặt chuột vào một ô trống (không chứa dữ liệu nào), nhấp Edit > Copy hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + C, ô được chọn sẽ xuất hiện đường viền chuyển động.
- Quét vùng dữ liệu cần chuyển đổi, trường hợp này là A3 đến A6, nhấp phải chuột chọn Paste Special…
http://tip4pc.com/wp-content/uploads/2009/04/ex-convert2.jpg
- Hộp thoại Paste Special, bạn nhấp nút Add trong mục Operation
http://tip4pc.com/wp-content/uploads/2009/04/ex-convert3.jpg
Khi đó các ô có giá trị số sẽ được trả về kiểu số thực (được canh lề bên phải), vì ô trống được sao chép có giá trị là 0, và khi bạn cộng (Add) bất kỳ số nào vào một con số lưu dưới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số dạng văn bản chuyển thành số thực.
http://tip4pc.com/wp-content/uploads/2009/04/ex-convert4.jpg
Ở một trường hợp khác, với một bảng có dữ liệu như sau:
http://tip4pc.com/wp-content/uploads/2009/04/ex-convert5.jpg



Để tách dữ liệu số ra bạn có thể sử dụng hàm LEFT và FIND, ví dụ trường hợp này bạn nhập lệnh sau vào ô C1:=LEFT(A1,FIND(” “,A1)-1)+0

Hàm LEFT thực hiện chức năng dò tìm từ trái phải, kết quả của hàm FIND lồng bên trong trừ đi 1 đơn vị sẽ là đối số để hàm LEFT dùng lấy toàn bộ ký tự từ trái sang, cuối cùng toàn bộ giá trị đó sẽ cộng với 0 để ép kiểu dữ liệu trong ô sang số thực. Cuối cùng bạn nhấp nút Auto Fill để chèn công thức cho các ô còn lại.
http://tip4pc.com/wp-content/uploads/2009/04/ex-convert6.jpg
T.N
Link gốc bài viết: http://tip4pc.com/chuyen-doi-tu-dang-van-ban-sang-so-thuc/